Softver za zadatke ili zahtjeve? Što projektnoj tvrtki stvarno treba

Tko u tražilicu upiše „softver za kreiranje zadataka”, najčešće ne traži još jednu tablicu sa stupcima. Traži način da se posao ne izgubi, da tim zna tko što radi i da voditelj na kraju tjedna ima pregled.

Problem je u tome što riječ „zadatak” u poslovnom softveru može značiti dvije različite stvari. Internom timu zadatak je stavka na ploči. U tvrtki koja prima zahtjeve klijenata zadatak često počinje kao zahtjev, prolazi kroz komunikaciju, dobiva nositelja, rok i sate, a završava kao dio projekta ili fakturiranja.

Ako ta razlika nije jasna od početka, lako odaberete alat koji dobro izgleda na demonstraciji, ali ne rješava stvarni problem.

Zadatak nije isto što i zahtjev

Zadatak je obično interna radna stavka: pripremiti ponudu, izraditi dizajn, provjeriti pogrešku, poslati izvještaj.

Zahtjev dolazi izvan tima: klijent piše, netko nazove, stigne e-poruka, prijava kvara ili izmjena na projektu. Zahtjev treba imati:

• nositelja
• status
• zapis komunikacije
• rok
• po potrebi rok odziva (SLA)
• evidenciju rada

Drugim riječima, zadatak je dio posla, a zahtjev je ulaz u sustav kojim se posao vodi.

Kada je alat za zadatke dovoljan

Ako radite s internim timom i glavni vam je problem organizacija vlastitih obveza, alat za zadatke sasvim je dovoljan.

To vrijedi za:

• marketinške timove
• produktne timove
• male razvojne timove koji rade na jednom proizvodu
• interne odjele bez vanjskih klijenata

U takvim je slučajevima dovoljno vidjeti status, rok i odgovornu osobu. Ako nema klijentskog portala, naplate po satu ni izvještaja po klijentu, alat za upravljanje zadacima pravo je rješenje.

Kada alat za zadatke postane premalen

Problem počinje kad posao više nije samo raspoređivanje zadataka, nego i:

• primanje zahtjeva izvana
• dodjela odgovornosti
• vođenje komunikacije
• praćenje utrošenog vremena
• uvid u to tko je preopterećen
• objašnjavanje klijentu što je napravljeno
• izračun profitabilnosti

Tada se pokaže da obična ploča sa zadacima nije dovoljna. Može poslužiti kao privremeno rješenje, ali brzo se pojavi ručni rad: e-poruke ostaju izvan sustava, komentari se ponavljaju, a sati se naknadno prepisuju u Excel.

Tri tipična slučaja

1. Samo interni tim

Ovdje su najvažniji preglednost i brzina. Dobar alat za zadatke je dovoljan. Ne trebaju vam helpdesk, klijentski portal ni složenija organizacija.

2. Zahtjevi klijenata i interna izvedba

Posao kreće od zahtjeva, a završava kao zadatak ili niz zadataka. Treba vam alat koji povezuje komunikaciju, prioritete, rokove i odgovornost, a da se informacije ne raspršuju po sandučićima.

3. Zahtjevi, projekti i sati

To je najčešći slučaj u agencijama, servisnim tvrtkama i projektnim organizacijama. Jedan alat treba pokriti:

• primanje zahtjeva
• internu podjelu na zadatke
• evidenciju rada
• izvještaj po klijentu
• uvid u profitabilnost

Tada vam treba sustav kojim vodite cijeli posao.

Što bi dobar sustav trebao povezati

Da bi alat stvarno služio projektnom timu, trebao bi pokriti barem ovo:

• zahtjev kao ulazni zapis
• projekt kao širi kontekst
• zadatak kao internu radnu jedinicu
• vrijeme kao evidenciju utroška
• komunikaciju kao zapis odluka
• izvještaj kao podlogu za naplatu i analizu

Ako se ti dijelovi vode u tri različita alata, tim će ih ionako ručno povezivati. Kad to postane rutina, gubi se vrijeme koje nitko ne evidentira.

Kako to izgleda u UnitLooku

U UnitLooku su te dvije stvari namjerno razdvojene: zahtjev ulazi kroz modul zahtjeva, a zadaci se vode unutar projekta. Tako tim dobiva jasniji model rada:

• klijent šalje zahtjev na jednom mjestu
• tim ga pretvara u konkretan posao
• sati se bilježe uz stvarni rad
• voditelj vidi što kasni i tko je opterećen
• izvještaj se ne sastavlja ručno iz više sustava

UnitLook je zato namijenjen organizacijama koje rade projektno i trebaju pregled od zahtjeva do obračuna.

Ako želite vidjeti kako to izgleda u praksi, pogledajte i:

• Ticketing sustav za upravljanje zahtjevima
• Upravljanje projektima s gantogramom
• Evidencija radnog vremena zaposlenika

Povezano:

• Ticketing sustav ili e-pošta: zašto sandučić nije dovoljan za podršku klijentima
• Koji sustav za ticketing preporučujete tvrtkama u Hrvatskoj?
• Asana alternativa: što ne dobivate s Asanom ako radite projektno i naplaćujete rad
• Evidencija rada servisne tvrtke

Kako odlučiti

Prije nego što odaberete softver za zadatke, odgovorite na jedno pitanje: radi li vaš tim uglavnom interno ili prima zahtjeve izvana?

Ako radite interno, klasičan alat za zadatke može biti dovoljan. Ako primate zahtjeve, vodite projekte, bilježite sate i trebate izvještaje, treba vam sustav širi od samih zadataka.