Što je evidencija radnog vremena?
Evidencija radnog vremena je sustavno bilježenje svih sati koje zaposlenik provede na radu — uključujući redovno radno vrijeme, prekovremeni rad, noćni rad, rad nedjeljom i blagdanima te izostanke. Cilj evidencije je transparentnost prema zaposlenicima, usklađenost s propisima i osnova za obračun plaće.
Dobro vođena evidencija radnog vremena zaposlenicima jamči točan obračun plaće, a poslodavcu pruža podatke za optimizaciju rasporeda, praćenje troškova po projektu i klijentu te zaštitu u slučaju spora.
Zakonska obveza u Hrvatskoj
Prema Zakonu o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19, 151/22), svaki poslodavac u Republici Hrvatskoj obvezan je voditi evidenciju radnog vremena za svakog zaposlenika, neovisno o veličini tvrtke ili broju radnih sati.
Evidencija mora sadržavati:
- Datum i dan u tjednu
- Početak i završetak radnog vremena
- Sate prekovremenog rada
- Sate noćnog rada
- Rad nedjeljom i blagdanima
- Odmore i stanke (iznos ovisi o kolektivnom ugovoru)
Inspektori rada imaju pravo zahtijevati uvid u evidenciju za prethodnih 6 mjeseci. Evidencija mora biti dostupna na radnom mjestu ili odmah dostaviva elektroničkim putem.
Prema Zakonu o radu, prekršajne kazne iznose:
- Za pravnu osobu: od 8.000 do 130.000 EUR
- Za odgovornu osobu (direktora): od 530 do 5.300 EUR
Najčešće greške u evidenciji radnog vremena
Pregled tvrtki koje su prošle inspekciju rada otkriva nekoliko ponavljajućih problema:
Excel bez zaštite
Nitko ne zna tko je i kada mijenjao podatke. Nema revizijskog traga, nema verzioniranja.
Retroaktivni unos
Zaposlenici unose sate za cijeli tjedan unazad, umjesto dnevno. Podaci nisu točni.
Nedostaju prekovremeni sati
Prekovremeni rad nije evidentiran zasebno ili uopće nije upisan, što je direktan prekršaj.
Papirna evidencija
Fizički listovi se gube, oštete ili je teško pronaći zapise za specifično razdoblje.
Zašto Excel nije dovoljno rješenje?
Excel je popularan jer je poznat i besplatan, ali ima strukturne nedostatke koji ga čine lošim izborom za evidenciju radnog vremena u profesionalnom okruženju:
- Nema revizijskog traga — ne možete dokazati tko je unio ili promijenio podatak i kada
- Nema automatskih podsjetnika — zaposlenik koji zaboravi unijeti sate otkriva se tek pri obračunu
- Nije dostupan svima istovremeno — dijeljeni Excel dovodi do konflikata verzija i prepisivanja podataka
- Izvještaji zahtijevaju ručni rad — svaki izvještaj za obračun ili inspekciju mora se ručno pripremiti
- Greška je jedna ćelija — jedna formula koja ne radi može izobličiti obračun za cijeli mjesec
Kako UnitLook rješava evidenciju radnog vremena
UnitLook je poslovna aplikacija koja objedinjuje ticketing, planiranje i evidenciju radnog vremena zaposlenika u jedan sustav. Modul za evidenciju rada osmišljen je za servisne tvrtke, IT agencije i sve poslodavce koji naplaćuju rad po projektu ili klijentu.
Brz unos sati
Zaposlenik unosi sate izravno uz projekt ili ticket — u sekundi, bez otvaranja zasebnog alata.
Aprovacija voditelja
Voditelj odobrava ili vraća na korekciju unose zaposlenika — transparentnost u oba smjera.
Analitika po klijentu i projektu
Sati po klijentu, projektu i osobi — odmah vidljivo gdje ide radno vrijeme i koliki je trošak.
Export za obračun
Jednim klikom generirajte izvještaj u Excelu ili PDF-u — spreman za računovođu ili inspekciju.
Automatski podsjetnici
Sustav automatski upozorava zaposlenike koji nisu unijeli sate — bez potrebe za ručnim pozivima.
Revizijski trag
Svaka izmjena je zabilježena — tko je, kada i što promijenio. Zaštita u slučaju spora ili inspekcije.
Za koga je UnitLook evidencija radnog vremena?
Modul za evidenciju radnog vremena namijenjen je tvrtkama kod kojih je ključno znati kome i za što su sati potrošeni:
- IT agencije i softverske tvrtke — praćenje sati po projektu i fakturiranje klijentu
- Servisne i uslužne tvrtke — montažeri, tehničari, terenski radnici
- Konzultantske tvrtke — billable hours po savjetniku i klijentu
- Tvrtke s timovima od 5 do 200 zaposlenika — gdje je ručno praćenje već postalo problem
Često postavljana pitanja
Je li evidencija radnog vremena zakonska obveza u Hrvatskoj?
Da. Prema Zakonu o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19, 151/22), svaki poslodavac obvezan je voditi evidenciju radnog vremena za svakog zaposlenika, bez iznimke. Inspektor rada može zahtijevati evidenciju za prethodnih 6 mjeseci odmah, na licu mjesta ili elektronički.
Mogu li voditi evidenciju u Excelu?
Zakon ne propisuje format, pa Excel minimalno zadovoljava uvjet. Međutim, Excel ne bilježi tko je mijenjao podatke, nema automatskih podsjetnika i teže je generirati strukturirani izvještaj za inspekciju ili obračun. Digitalni alat poput UnitLooka to rješava automatski i smanjuje rizik greške.
Kolika je kazna za neuredno vođenje evidencije?
Kazna za pravnu osobu iznosi od 8.000 do 130.000 EUR, a za odgovornu osobu (direktora) od 530 do 5.300 EUR po prekršaju. Kazne se mogu kumulirati.
Koliko brzo se može uvesti UnitLook u tvrtku?
Za standardnu implementaciju (do 50 zaposlenika) tipično su potrebni 1–2 radna dana za postavljanje, unos zaposlenika i prilagodbu projekata. Demo sesija traje 45 minuta i pokriva sve module.
Može li UnitLook exportati podatke za računovođu?
Da. UnitLook generira izvještaj radnog vremena po zaposleniku, projektu i klijentu u Excel ili PDF formatu. Izvještaj uključuje sve potrebne podatke za obračun plaće i fakturiranje.
Digitalizirajte evidenciju radnog vremena danas
Zamijenite Excel tablice i papirne liste sustavom koji radi automatski. Demo traje 45 minuta.