Asana alternativa: što vam Asana ne daje ako radite projektno i naplaćujete sate

Asana je jedan od najpoznatijih alata za upravljanje projektima. Lijepo je dizajnirana, ima puno mogućnosti i ugodna je za rad. Ipak, organizacije koje rade projekte za klijente, naplaćuju sate i vode interne timove često traže nešto drugo.

Razlog nije to što je Asana loša, nego to što nije napravljena za taj tip posla.

Što Asana rješava (i rješava dobro)

Asana je izvrsna za timove kojima treba vizualna koordinacija zadataka: marketinške timove, kreativne agencije i timove za razvoj proizvoda koji pripremaju kampanje ili lansiranja. Svaki zadatak ima vlasnika, rok, komentare i status, a na raspolaganju su popis, ploča i vremenska crta.

Za ono za što je namijenjena, Asana je vrlo dobro rješenje. Problem nastaje kad je pokušate primijeniti na drugačiji posao.

Gdje Asana nije dovoljna

1. Evidencija sati je osnovna i samo u skupljim paketima

Asana ima praćenje vremena tek u paketima Advanced i Enterprise: polja za procijenjeno i stvarno vrijeme na zadatku. Nema sati za obračun, načina obračuna ni izvještaja po klijentu za fakturiranje. Zato mnogi timovi i dalje koriste Harvest, Toggl ili Clockify, a svaki je zasebna pretplata, sa zasebnim sučeljem i zasebnom logikom.

U praksi to izgleda ovako: zaposlenik otvori zadatak u Asani, zatim prijeđe u Harvest da upiše sate, a voditelj na kraju tjedna ručno spaja podatke u Excelu jer se izvještaji iz dvaju alata ne poklapaju.

Za tvrtku koja naplaćuje po satu ili prati isplativost po klijentu to je velika rupa u sustavu.

2. Nema mjesta za vanjske zahtjeve

Asana je zamišljena za interni tim. Klijent koji šalje zahtjev ne može pouzdano ući u vaš projekt u Asani. Možete ga dodati kao gosta, ali onda vidi sve vaše interne zadatke i bilješke ili ne vidi ništa korisno.

Tvrtke koje primaju zahtjeve od klijenata (servisne organizacije, IT tvrtke, konzultantske kuće) u Asani nemaju prirodno mjesto za zahtjev koji dolazi izvana, prati se interno i na koji se odgovara klijentu.

3. Cijena raste s naprednim funkcijama

Planovi Asana Free i Starter su ograničeni. Funkcije koje projektnim tvrtkama stvarno trebaju (napredni izvještaji, portfelji projekata, upravljanje kapacitetom) dostupne su tek u planu Business, koji se naplaćuje po korisniku.

Za tim od 15 osoba na planu Business (oko 24,99 USD po korisniku mjesečno) to je oko 375 USD mjesečno, odnosno gotovo 4.500 USD godišnje. I to samo za upravljanje zadacima, bez praćenja vremena i helpdeska, koji su odvojene pretplate.

4. Pregled portfelja traži skuplji plan

Ako radite za više klijenata istodobno i trebate pregled svih aktivnih projekata na jednom zaslonu, s rokovima, statusima i upozorenjima, to je funkcija Portfolios. Dostupna je samo u planovima Business i Enterprise.

Za agenciju od osam do dvadeset ljudi s, recimo, dvanaest aktivnih klijenata to je osnovna potreba, ne dodatak za najskuplje planove.

5. Nema upozorenja o preopterećenosti

Asana u planu Business ima pogled Workload, ali on nije povezan s kalendarom ni evidencijom sati. Vidite koliko zadataka netko ima, ali ne i je li taj zaposlenik ovaj tjedan već preopterećen jer je pola vremena potrošio na posao koji se u Asani ne vodi.

Pravo planiranje kapaciteta, odnosno odgovor na pitanje „tko idući tjedan ima slobodnih sati za novi projekt”, u Asani nije moguće bez vanjskih alata.

Što tvrtki koja radi projektno stvarno treba

Zamislite jedan običan tjedan:

• Klijent A šalje zahtjev za izmjenu. Netko ga mora preuzeti, riješiti i obavijestiti klijenta.
• Klijent B odobrio je novi projekt. Treba isplanirati zadatke, dodijeliti ljude i odrediti rokove.
• Voditelj pita koliko je sati ovaj tjedan potrošeno na klijenta C i može li se to naplatiti.
• Novi kolega pridružuje se projektu. Treba mu kontekst, ali ne i pristup svemu ostalom u sustavu.

Sve su to dijelovi istog tijeka posla, a za njega trebate:

• helpdesk: zahtjeve klijenata sa statusima i razgovorom na zahtjevu,
• projekte: zadatke, rokove, gantogram i podatke o klijentu,
• evidenciju sati: vezanu uz konkretne zadatke i klijente, a ne odvojenu,
• izvještaje: po klijentu, zaposleniku i projektu, za naplatu i analizu.

Asana solidno pokriva jedno od ta četiri područja, drugo djelomično, a preostala dva nikako.

Kako UnitLook popunjava te praznine

UnitLook je razvijen u Zagrebu upravo za takve organizacije: tvrtke koje rade za klijente, vode projekte i prate sate koje naplaćuju ili analiziraju.

Evidencija sati povezana s poslom

Zaposlenik otvori zahtjev ili zadatak i odmah upiše sate s opisom posla. Voditelj vidi tjedni pregled po zaposleniku, a da ne mora skupljati podatke iz vanjskih alata. Na kraju tjedna ili projekta izvještaj po klijentu spreman je u nekoliko klikova.

Zahtjevi klijenata s jasnom komunikacijom

Zahtjev stiže od klijenta (preko obrasca, e-pošte ili internim unosom), dodjeljuje se zaposleniku i prati kroz statuse, a o svakoj promjeni klijent automatski dobiva e-poruku. Klijent vidi samo svoje zahtjeve, bez uvida u interne bilješke ili tuđe projekte.

Planiranje bez nepoznanica

Tjedni i mjesečni raspored pokazuje tko je slobodan, tko je preopterećen i što je već planirano. Kad dodijelite novi zadatak, odmah vidite ima li ta osoba kapaciteta ili joj je raspored već pun.

Projekti i gantogram bez dugog postavljanja

Otvorite projekt, dodajte zadatke, rokove i izvršitelje, bez slaganja shema tijeka rada, postavljanja ploča ili hijerarhije ovlasti. Gantogram nastaje automatski i mijenja se kad se promijene rokovi.

Usporedba za projektne tvrtke

Potreba	Asana	UnitLook
Upravljanje zadacima i projektima	✅	✅
Gantogram	✅ (Business)	✅
Evidencija sati za obračun	⚠️ (osnovno, Advanced i viši)	✅
Helpdesk / ticketing	❌	✅
Portal za klijente	❌	✅
Izvještaj za fakturiranje	❌	✅
Planiranje kapaciteta	⚠️ (Business, bez sati)	✅
Portfelji projekata	✅ (Business)	✅
Podrška na hrvatskom	❌	✅
Domaći softver (GDPR)	❌	✅ (Zagreb)

Kad je Asana ipak pravi izbor

Asana je odlično rješenje za neke vrste timova:

• marketinške timove koji koordiniraju kampanje bez naplate sati,
• kreativne agencije s jasno definiranim projektima i internom koordinacijom,
• timove za razvoj proizvoda koji rade na jednom ili dva proizvoda i ne trebaju portal za klijente,
• timove koji već koriste cijeli Atlassianov ekosustav ili Google Workspace.

Ako radite uglavnom interno i ne trebate pratiti sate po klijentu, Asana je sasvim dobar izbor.

Za koga je UnitLook bolji izbor

Asana je jedan od vodećih alata za upravljanje zadacima i projektima. No upravljanje zadacima nije isto što i vođenje tvrtke koja živi od projekata za klijente.

Ako radite za klijente, naplaćujete sate i trebate znati koliko vam se koji projekt isplati, trebate alat koji je od početka napravljen za takav način rada, a ne onaj uz koji plaćate još dvije pretplate i ručno spajate podatke.

Ako ste se prepoznali u ovome, demo UnitLooka traje 45 minuta i ne traži pripremu.