Prvi tjedan u UnitLooku: što postaviti prvo

Uvođenje novog alata rijetko zapne zato što je alat težak. Češće zapne zato što nitko nije siguran čime početi. Netko krene od postavki, netko od uvoza starih podataka, netko pozove sve kolege odjednom, pa nakon tjedan dana imate pola sustava koji nitko ne koristi.

U nastavku je redoslijed koji preporučujemo. Jednak je bez obzira na to ima li organizacija deset ili nekoliko stotina korisnika, a razlikuje se samo broj ljudi koji sudjeluju u pojedinom koraku.

1. Organizacija i korisnici

Počnite od ljudi jer sve ostalo ovisi o njima. Dodajte kolege i svakome odredite ulogu: administrator, djelatnik ili korisnik stranke.

Uloge nisu formalnost jer o njima ovisi što tko vidi. Klijentski račun vidi samo zahtjeve svoje stranke, a interne bilješke i podaci o drugim klijentima ostaju skriveni bez dodatnog podešavanja. Djelatnici vide ono što im dopuštaju prava, a za projekte se zasebno određuje tko ih smije uređivati, brisati i zatvarati.

Ako je organizacija veća, ljude odmah rasporedite po odjelima. Odjel kasnije služi za dodjelu zahtjeva, pregled opterećenja i filtriranje izvještaja.

2. Šifarnici

Šifarnici su popisi iz kojih obrasci preuzimaju vrijednosti: kategorije zahtjeva, načini obračuna, vrste projekata, tipovi rada i stranke. Ako na zahtjevu nema kategorije koju očekujete, dodaje se ovdje.

Savjet je isti za tvrtke svih veličina: počnite s malo vrijednosti. Šest kategorija koje ljudi stvarno koriste bolje je od trideset koje nitko ne razumije. Vrijednost koja vam kasnije više ne treba ne brišete, nego je deaktivirate, pa povijest ostaje čitljiva. Više o tome pišemo u tekstu kategorije, prioriteti i statusi zahtjeva.

Posebnu pozornost zaslužuju načini obračuna. Osim naziva, oni određuju je li rad fakturabilan, naplaćuje li se po satu, po ponudi, interno ili u jamstvu te može li ga vidjeti klijent. Ako se to postavi odmah, poslije ne treba unatrag popravljati obračun.

3. Prvi projekt

Projekt dobiva naziv, stranku, rokove i tim. Projekt i njegovi podprojekti prikazuju se na gantogramu, pa se već nakon prvog unosa vidi cijeli raspored.

Nemojte odmah unositi sve projekte koje imate. Uzmite jedan koji je u tijeku i na kojem radi više ljudi. Na njemu ćete najbrže vidjeti što sustav donosi, a što još treba doraditi u postavkama.

4. Prvi stvarni zahtjev

Uzmite stvarni zahtjev iz današnjeg posla. Razlog je praktičan: probni zahtjev nitko ne želi riješiti, pa se postupak ne isproba do kraja. Stvarni zahtjev ima nositelja, rok i nekoga tko čeka odgovor.

Prođite cijeli put: dodjelu, komentar, rješenje, potvrdu i zatvaranje. Tako vidite tko je na potezu u kojem koraku i odgovara li to onome što ste zamislili.

5. Utrošci

Dogovorite jedno jednostavno pravilo: sati se upisuju na zahtjev ili projekt isti dan. Upisuju se izravno sa zahtjeva, bez odlaska u drugi alat, pa se ne gubi kontekst.

Ako tim dosad nije pratio sate, nemojte odmah od svih tražiti preciznost. Prvi je tjedan za navikavanje. Točnost dolazi kad ljudi vide da im se unos vraća kroz izvještaje i pregled.

6. Odsustva

Svatko najavljuje svoja odsustva, a odobrava ih voditelj. Odobreno odsustvo ulazi u mjesečni pregled i u kapacitet planiranja za te dane, pa se posao ne planira osobi koja tada nije na poslu.

Što ostaviti za drugi tjedan

Nije sve potrebno odmah. Ovo može pričekati:

• Planiranje po terminima. Korisno je tek kad zahtjevi i utrošci počnu redovito pristizati.
• Povezivanje e-pošte. Dolazna pošta može postati zahtjev, ali tek kad vam ručni unos počne smetati.
• Detaljna prava po projektima. Pričekajte dok ne vidite kome što stvarno treba.
• Financije projekta. Budžetne kategorije imaju smisla kad su projekti i sati već u sustavu.

Gdje se najčešće griješi

Svi odjednom. Ako prvog dana pozovete cijelu organizaciju, prve pogreške vide svi. Bolje je krenuti s jednim timom i jednim projektom, a zatim širiti.

Postavke bez posla. Tjedan dana uređivanja šifarnika bez ijednog stvarnog zahtjeva daje savršene postavke za posao kakav tim ne radi.

Nitko ne vodi uvođenje. Netko mora odgovarati na pitanja „kamo ovo ide” i „tko je ovo dodijelio”. Dovoljna je jedna osoba, ali mora postojati.

Što pročitati dalje

• Uvođenje helpdeska korak po korak, ako je prvi cilj primanje zahtjeva.
• Evidencija rada za servisne tvrtke, s primjerom upisa sati.
• Planiranje kapaciteta tima, kad se osnovni postupak uhoda.

Pojedine dijelove opisujemo i na stranicama ticketing sustav, upravljanje projektima, evidencija radnog vremena i upravljanje odsustvima.

Česta pitanja

Koliko traje uvođenje UnitLooka?

Prvi krug, od korisnika do prvog stvarnog zahtjeva, može se proći u jednom tjednu. Koliko će trajati potpuna prilagodba, ovisi o broju korisnika i projekata te o tome koliko toga želite pokriti odjednom.

Tko treba postaviti sustav?

Jedna osoba koja poznaje način rada tima, ne nužno netko iz IT-a. Programiranje nije potrebno jer se sve postavlja u administraciji.

Trebaju li svi odmah koristiti sve module?

Ne. Moduli su povezani, ali ih ne morate uključiti odjednom. Većina organizacija krene sa zahtjevima ili projektima i dodaje ostalo kad se osnovni postupak uhoda.

Što ako ne znamo koje kategorije i načine obračuna trebamo?

Počnite s kratkim popisom i dopunjavajte ga. Vrijednosti se mogu deaktivirati bez gubitka povijesti, pa početna odluka nije konačna.

Ako želite proći kroz vlastiti slučaj, javite nam se za demo na unitlook.com. Traje 45 minuta i ne traži pripremu.