Novi modul: planiranje kapaciteta tima tjedan unaprijed

Svaki voditelj tima barem jednom tjedno čuje isto pitanje, od klijenta, od uprave ili od samog sebe: „Tko je slobodan sljedeći tjedan? Možemo li prihvatiti novi projekt?” Bez sustava za odgovor treba telefonirati, prekapati po e-pošti ili nagađati.

Taj problem rješava novi modul Planiranje.

Što je modul Planiranje

Planiranje je tjedni i mjesečni raspored koji na jednom zaslonu pokazuje budući rad tima. Unos utrošaka bilježi ono što je već napravljeno, a Planiranje pokazuje što tek treba napraviti i tko je za to predviđen.

Modul koriste dvije uloge:

• voditelj raspoređuje zadatke po zaposlenicima za razdoblja koja dolaze,
• zaposlenik vidi svoj tjedan i može dodavati vlastite planove (npr. interne zadatke ili planirano odsustvo).

Kako radi u praksi

Otvorite modul Planiranje i odaberite tjedan koji želite planirati. Na lijevoj strani je popis zaposlenika, a u sredini raspored za odabrano razdoblje.

Zahtjev s popisa povučete na ćeliju kalendara, a u rasporedu nastaje blok na toj osobi, u tom terminu, vezan uz zahtjev. Trajanje ćelije može biti 15, 30 ili 60 minuta, a prikaz se može suziti na odabrane djelatnike.

Zaposlenik promjenu odmah vidi u svom prikazu, pa mu nitko ne mora slati obavijest.

Upozorenje o prekoračenju kapaciteta

Najčešća pogreška u planiranju je preopterećenost: voditelj rasporedi 10 sati rada nekome tko već ima 8 planiranih sati. Sustav to automatski prepoznaje.

Svaki dan ima jedno od tri stanja: kapacitet uredan, blizu maksimalnog ili prekoračen. Boja na kalendaru prati stanje, pa voditelj preopterećenje vidi odmah, prije nego što nastane problem.

Planiranje i unos utrošaka: plan i ostvarenje na istom mjestu

Moduli Planiranje i Unos utrošaka zajedno pokrivaju cijeli ciklus upravljanja radom:

1. Planiranje: voditelj raspoređuje rad za sljedeći tjedan.
2. Rad: zaposlenici rade i upisuju sate na zahtjevu ili u Unosu utrošaka.
3. Usporedba: budući da su i plan i utrošak vezani uz zahtjev, vidi se razlika između planiranog i ostvarenog.

Ta usporedba posebno koristi voditeljima projekata koji moraju izvještavati o napretku, ali i timovima koji rade po fiksnim ponudama jer odmah vide troši li projekt više sati nego što je predviđeno.

Veza s projektima i zahtjevima

Svaki blok u Planiranju vezan je uz zahtjev, a time i uz projekt i stranku. Plan je pritom namjera, a ne utrošak: premještanje bloka ne upisuje nikakve sate, nego ih zaposlenik upisuje kad posao stvarno odradi.

Kome modul najviše koristi

Planiranje je posebno korisno:

• projektnim timovima koji istodobno rade na više projekata i moraju uskladiti kapacitete,
• servisnim tvrtkama koje naplaćuju po satu i unaprijed moraju znati ima li tim mjesta za novi posao,
• voditeljima koji žele na prvi pogled vidjeti koliko je tim zauzet, bez prebiranja po e-pošti i tablicama.

Dostupnost

Modul Planiranje od danas je dostupan svim korisnicima UnitLooka. Nalazi se u bočnom izborniku, odmah iznad Unosa utrošaka.

Za početak preporučujemo da voditelj složi tjedni plan za prvi tjedan korištenja. Dovoljno je 15 minuta da tim stekne prvu predodžbu o tome kako modul radi.