Zahtjevi iz e-pošte: Outlook i Email inbox

Većina zahtjeva i dalje stiže e-poštom. Klijent pošalje poruku, netko je proslijedi kolegi, kolega prepiše dio u sustav, a privitak ostane u sandučiću. Nitko tu ne griješi: tako se jednostavno radi. Zato UnitLook sada dolaznu poštu pretvara u zahtjeve na dva mjesta: u Outlooku, uz otvorenu poruku, i u modulu Email inbox unutar aplikacije.

Outlook dodatak: zahtjev iz poruke bez prelaska u drugi prozor

Dodatak otvara UnitLook uz poruku koju već čitate u Outlooku i iz nje stvara zahtjev. Postupak je kratak:

1. Otvorite poruku.
2. Na traci uz poruku odaberite ikonu aplikacija.
3. Odaberite UnitLook.
4. U bočnom oknu prijavite se svojim UnitLook računom i spremite zahtjev.

Kad je zahtjev spremljen, dodatak prikazuje njegov broj i poveznicu za otvaranje u UnitLooku. Ako se predomislite, klikom na Odustani zahtjev se neće stvoriti.

Zahtjev nastao na taj način dalje se vodi kao i svaki drugi: dodjela, aktivnosti, utrošak i zatvaranje.

Kako se dodatak uključuje

Dodatak se učitava preko manifesta, koji administrator pronalazi na kartici Outlook u Integracijama. U organizaciji ga učitava administrator sustava Microsoft 365: doda manifest i dodijeli ga korisnicima ili grupi, a dodatak se u Outlooku pojavi nakon nekog vremena, često tek nakon nekoliko sati. U osobnom Outlooku dodatak se može učitati ondje gdje su dopušteni prilagođeni dodaci.

Email inbox: zajednički sandučić kao ulaz u sustav

Email inbox namijenjen je onima koji zahtjeve primaju na zajednički sandučić, primjerice [email protected]. Administrator jednom poveže sandučić, a poruke se zatim pojavljuju u aplikaciji, na kartici Email inbox.

Poruke su razvrstane na kartice Novo, Konvertirani, Preskočeni i Svi. Ako je sandučića više, s lijeve strane birate koji gledate. Rad izgleda ovako:

1. Osvježite popis kako bi se s poslužitelja povukle nove poruke.
2. Odaberite poruku i pojavit će se njezin pretpregled.
3. Kreiraj zahtjev otvara Novu prijavu s naslovom i tekstom iz poruke. Ako sustav poznaje pošiljatelja, može predložiti stranku i prijavitelja.
4. Dopunite obvezna polja i spremite. Poruka prelazi na karticu Konvertirani, a uz nju stoji broj zahtjeva.
5. Preskoči ostavlja poruku bez zahtjeva. Više označenih poruka možete preskočiti odjednom.

Ručno ili automatski

Način obrade biraju administratori, a o njemu ovisi koliko nadzora imate:

• Ručno: poruka čeka u sandučiću, a vi birate koja postaje zahtjev. To je prikladno kad u sandučić stižu i poruke koje nisu zahtjevi.
• Automatski: svaka dolazna poruka odmah sama postaje zahtjev.

U oba načina možete unaprijed odrediti zadanog nositelja, zadanog vlasnika i zadani projekt. Novi zahtjev iz pošte odmah dobiva te vrijednosti, a u ručnom načinu možete ih promijeniti prije spremanja.

Što time dobivate

Manje je prepisivanja jer naslov, tekst i pošiljatelj dolaze iz poruke, a ne iz nečijeg sjećanja. Ništa se ne gubi jer zahtjev ima broj, nositelja i povijest, umjesto da leži u nečijem sandučiću. Osim toga, svi rade na isti način, bez obzira na to stiže li zahtjev preko obrasca, iz Outlooka ili iz sandučića.

Zašto je razgovor na zahtjevu bolji od lanca poruka, pročitajte u tekstovima klijentska komunikacija bez e-pošte i ticketing naspram e-pošte. Pregled svih integracija nalazi se na stranici integracije.

Kako uključiti integraciju

Administrator u Integracijama, na kartici Email sync, redom:

1. upisuje naziv sandučića
2. po želji bira zadanog nositelja, vlasnika i projekt
3. odabire način obrade, ručni ili automatski
4. uključuje Aktiviraj integraciju
5. upisuje podatke za IMAP: poslužitelj, port, korisničko ime, lozinku i mapu koja se prati
6. klikne Testiraj konekciju i, ako je sve u redu, Spremi inbox

Obavijesti klijentima šalju se prema postavkama odlazne pošte, koje se podešavaju zasebno.

Česta pitanja

Trebam li nešto instalirati na svako računalo?

Ne. U organizaciji dodatak učitava administrator sustava Microsoft 365 i dodjeljuje ga korisnicima ili grupi, pa se ne instalira na pojedinačna računala.

Što ako dodatak ne vidim odmah u Outlooku?

Učitavanje može potrajati, često i nekoliko sati. Pričekajte pa ponovno otvorite Outlook.

Je li bolji ručni ili automatski način?

Ako u sandučić stižu i poruke koje nisu zahtjevi, počnite s ručnim. Ako je sandučić namijenjen isključivo zahtjevima, automatski način štedi najviše vremena.

Mogu li povezati više sandučića?

Možete. Sandučići se dodaju jedan za drugim, a u modulu Email inbox birate koji gledate.

Ako želite vidjeti kako integracija radi s vašom poštom, javite nam se za demo na unitlook.com. Traje 45 minuta i ne traži pripremu.