Odsustva i kapacitet u planiranju tjedna

U ponedjeljak ujutro voditelj otvori raspored i shvati da je od srijede dva dana posla dodijelio osobi koja je na godišnjem. Nitko to nije skrivao. Odsustvo je bilo najavljeno, ali u kalendaru koji se u rasporedu ne vidi.

Takva iznenađenja ne znače da je organizacija loša. Nastaju kad su odsustva i planiranje dva odvojena popisa koje netko mora ručno usporediti, a to rijetko tko radi dovoljno često.

Gdje se razilaze odsustva i plan

Najčešće se razilaze na tri mjesta:

• Odsustvo se najavi kasno ili usmeno. Voditelj za njega sazna tek kad plan već postoji.
• Odobrenje i raspored nisu povezani. Odsustvo je u jednom alatu, raspored u drugom, pa se kapacitet procjenjuje napamet.
• Djelomično odsustvo se zaboravi. Službeni put ili rad izvan ureda ne traje cijeli dan, ali osoba tog dana nema puni kapacitet.

Najava odsustva

U UnitLooku se odsustvo najavljuje jednim obrascem. Biraju se djelatnik, tip odsustva te datum početka i završetka, a po želji se upiše i napomena. Djelatnik koji smije najavljivati samo sebe vidi uži popis.

Većina tipova unosi se po danima. Dvije su iznimke: službeni put i rad izvan ureda traže datum i vrijeme, u koraku od 15 minuta. Tako se cijeli slobodan dan razlikuje od nekoliko sati izvan ureda, a o toj razlici ovisi koliko se posla još može planirati.

Nova najava ima status čeka odobrenje. Voditelj na kartici Odobravanje vidi što čeka njegovu odluku i odluči jednim klikom, uz napomenu ako želi.

Što se događa nakon odobrenja

Odobreno odsustvo upisuje se na dva mjesta:

• u mjesečni pregled, gdje se uz sate vidi i vrsta odsutnosti: godišnji odmor, bolovanje, plaćeni dopust, rad od kuće, privatni izostanak ili rad izvan ureda,
• u kapacitet planiranja za te dane.

Odsutnost zato ne treba nigdje prepisivati. Podatak koji je djelatnik upisao u najavu poslije služi i za obračun sati i za raspored.

Kapacitet: tri stanja umjesto tablice

Planiranje se u UnitLooku radi povlačenjem zahtjeva na ćeliju kalendara. Nastaje blok za tu osobu, u tom terminu, vezan uz zahtjev. Svaki dan nosi jedno od tri stanja:

• kapacitet uredan,
• blizu maksimalnog kapaciteta,
• prekoračen dnevni kapacitet.

Uz prekoračenje piše koliko je sati u danu, a boja na kalendaru prati stanje. Preopterećenje se vidi dok se tjedan još planira, a ne na kraju, kad je za promjene kasno.

Zadani dnevni kapacitet je osam sati i može se prilagoditi za svaku osobu. Kad je osoba odsutna ili je dio dana izvan ureda, kapacitet tog dana nije puni radni dan, pa sustav upozori ranije.

Tjedni ritam koji funkcionira

Voditeljima preporučujemo jednostavan postupak:

1. Petak ili ponedjeljak: pregled odsutnih. Za svaki dan sljedećeg tjedna otvorite pregled odsutnih i provjerite tko neće biti tu.
2. Odobrite što čeka. Najava na čekanju ne ulazi u kapacitet, pa raspored može biti netočan.
3. Rasporedite zahtjeve. Povucite ih na dane i osobe i pratite boju kapaciteta.
4. Ispravite prekoračenja. Ono što je crveno premjestite na drugi dan ili drugu osobu.
5. Na kraju tjedna usporedite. Plan je namjera, a utrošak ono što se stvarno dogodilo. Razlika između njih najkorisniji je podatak za sljedeći plan.

Plan nije utrošak. Premještanje bloka ne upisuje sate u obračun, a sati se upisuju odvojeno, na zahtjevu ili u unosu utrošaka. Sustav ne dopušta plan za prošli datum, pa se plan ne može naknadno prilagoditi onome što se već dogodilo.

Ako želite sve zajedno

Odsustva, planiranje i evidencija rada najviše koriste kad su povezani u jedan krug: najava, plan, rad i usporedba. O tome smo pisali u tekstu planirano naspram ostvarenog, a o samom modulu u članku planiranje kapaciteta tima. Ako tek počinjete, krenite od prvog tjedna u UnitLooku.

Više o mogućnostima pročitajte na stranicama upravljanje odsustvima i planiranje kapaciteta.

Česta pitanja

Tko odobrava odsustva?

Voditelj ili osoba kojoj je to pravo dodijeljeno. Odobravanje se radi na zasebnoj kartici, uz mogućnost napomene pri odobravanju ili odbijanju.

Može li se najaviti odsustvo na nekoliko sati?

Može za službeni put i rad izvan ureda. Za njih se upisuju datum i vrijeme u koraku od 15 minuta.

Ulazi li odsustvo na čekanju u kapacitet?

Ne. U kapacitet i mjesečni pregled ulazi tek odobreno odsustvo, pa najave treba odobravati na vrijeme.

Mogu li zaposlenici sami najavljivati odsustva?

Mogu, ako im je to dopušteno. Zaposlenik koji smije najavljivati samo sebe vidi uži popis djelatnika u obrascu.

Ako želite vidjeti kako se odsustva i raspored povezuju u vašem slučaju, javite nam se za demo na unitlook.com. Traje 45 minuta i ne traži pripremu.