Mjesečni pregled sati bez Excela

Posljednji radni dan u mjesecu u mnogim tvrtkama izgleda isto. Netko izveze sate iz jednog alata, drugi dodaje odsustva iz kalendara, treći ispravlja ono što se ne slaže, a sve na kraju završi u Excelu koji se šalje na obračun. Taj Excel nitko ne voli, ali ga se nitko ne usudi maknuti.

Ako se sati tijekom mjeseca upisuju na zahtjeve i projekte, zaključivanje mjeseca svodi se na provjeru, a ne na rekonstrukciju. U nastavku opisujemo kako to izgleda u UnitLooku, redom kojim bismo to sami radili.

Što je mjesečni pregled

Mjesečni pregled je tablica sati za jedan mjesec. Redovi su djelatnici, a stupci dani. Vikendi i neradni dani posebno su označeni, a prikaz se bira prema godini, mjesecu i odjelu. Ako odjel nije odabran, prikazuju se svi odjeli.

Klik na dan djelatnika otvara detalje: što je rađeno, koliko je utrošeno, na kojem zahtjevu i po kojem načinu obračuna, uz opis posla. Gumb Otvori zahtjev vodi izravno na zahtjev, pa se sumnjiv unos provjerava u jednom koraku.

1. Potražite prazna mjesta

Najprije pogledajte tko ima praznine. Radni dan bez ijednog upisanog sata odmah se vidi jer se razlikuje od vikenda i praznika. Neki su dani prazni s razlogom, a neki nisu, pa je dobro pitati djelatnike dok se još sjećaju što su radili.

Što ranije pitate, odgovor je točniji. Zato mjesečni pregled ima smisla otvoriti i sredinom mjeseca, a ne samo na kraju.

2. Provjerite odsutnosti

Ako je djelatnik tog dana bio odsutan, u detaljima piše odsutnost. Sustav razlikuje godišnji odmor, bolovanje, plaćeni dopust, rad od kuće, privatni izostanak i rad izvan ureda. Dan bez sati s upisanom odsutnošću nije pogreška, a dan bez sati i bez odsutnosti jest.

O najavama i odobravanju odsustava pisali smo u tekstu odsustva i kapacitet.

3. Provjerite stvarne sate i sate za obračun

Ovdje nastaje najviše nesporazuma. Unos ima dva broja i oni nisu ista stvar:

• stvarni sati pokazuju koliko je bilo rada
• sati za obračun pokazuju koliko se naplaćuje stranci

Ako je drugo polje prazno, obračun uzima stvarne sate. Ako upišete manje, razlika ostaje interna. Primjerice, odrađena su tri sata, a stranci se priznaju dva. Tri sata ulaze u ukupne sate, a dva u ono što se naplaćuje, ovisno o načinu obračuna.

Za svaki zapis odlučuje se i ulazi li uopće u obračun prema stranci. To provjerite prije fakturiranja, dok račun još nije poslan.

4. Provjerite ima li svaki sat osnovu

Svaki unos ima vrstu rada, a po mogućnosti i način obračuna. Vrsta rada je obvezna, a način obračuna nije. Ipak, sat bez načina obračuna teže ulazi u obračun, pa upravo takvi unosi kasnije uzrokuju većinu ispravaka.

Praktično pravilo: kad u mjesečnom pregledu naiđete na unos bez načina obračuna, odmah ga ispravite.

5. Usporedite brojke

Zbroj sati u mjesečnom pregledu mora odgovarati nadzornoj ploči utrošaka za isti mjesec i isti filtar odjela. Ploča uz ukupne sate odvojeno prikazuje fakturabilne i nefakturabilne sate, raspodjelu po načinu obračuna i po strankama te usporedbu po djelatnicima.

Ako se brojke ne slažu, razlog je gotovo uvijek u filtru, a ne u podacima. Provjerite jesu li odabrani isti mjesec i isti odjel.

6. Zaključajte mjesec

U zaključanom mjesecu utrošak se više ne može dodati, mijenjati ni brisati, i aplikacija to jasno javlja. Ako je ispravak ipak potreban, radi ga osoba koja može ponovno otvoriti mjesec. Novi klik na kalendaru tu ne pomaže.

Ta je prepreka namjerna. Zahvaljujući njoj brojke koje su otišle u obračun više se ne mijenjaju.

7. Izvezite tablicu ako treba

Cijela tablica izvozi se u Excel. Ako računovodstvo ili obračun plaća još traže tablicu, izvoz je jednak onome što ste upravo provjerili, bez ručnog prepisivanja.

Što se promijenilo u odnosu na Excel

Excel je prije bio mjesto na kojem su se podaci skupljali, a sada je samo oblik u kojem izlaze iz sustava. Podaci nastaju na zahtjevima i projektima, dan po dan, a na kraju mjeseca samo se provjeravaju. Zašto se taj prijelaz isplati, pročitajte u članku evidencija rada bez Excela, a o pravnom okviru u tekstu evidencija radnog vremena i Zakon o radu.

Kako izgleda cijeli radni dan koji vodi do ovog pregleda, opisali smo u tekstu jedan sustav umjesto četiri alata. Više o samoj funkciji pročitajte na stranici evidencija radnog vremena.

Česta pitanja

Što je u mjesečnom pregledu, a što na nadzornoj ploči utrošaka?

Mjesečni pregled je detaljna tablica po djelatniku i danu. Nadzorna ploča daje sažetak: ukupne sate, fakturabilne i nefakturabilne sate te raspodjelu po načinu obračuna i po strankama.

Mogu li filtrirati po odjelu?

Možete. Uz godinu i mjesec bira se odjel, a ako odjel nije odabran, prikazuju se svi.

Što ako je netko upisao pogrešne sate nakon zaključavanja?

Zaključan mjesec ne dopušta nikakve izmjene, ni dodavanje ni brisanje. Ispravak radi osoba koja može ponovno otvoriti mjesec.

Može li se tablica izvesti u Excel?

Može. Izvozi se trenutačni prikaz, pa u datoteci dobivate točno ono što ste provjerili.

Ako želite vidjeti mjesečni pregled na vlastitim podacima, javite nam se za demo na unitlook.com. Traje 45 minuta i ne traži pripremu.