Evidencija radnog vremena i Zakon o radu: što svaki poslodavac mora imati

Bez obzira na to najavi li inspekcija rada nadzor ili ne, inspektor će među prvima zatražiti evidenciju radnog vremena. Ako je nemate ili je nepotpuna, slijede kazne.

Obveza nije nova, ali od 1. listopada 2024. vrijede stroža pravila. Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/2024) propisuje što točno mora biti u evidenciji, u kojem obliku i koliko se dugo čuva.

Što zakon zahtijeva

Obvezu propisuje članak 5. Zakona o radu, a razrađuje je Pravilnik. Svaki poslodavac, bez obzira na veličinu tvrtke i broj zaposlenih, mora voditi:

1. evidenciju o radnicima koji rade na temelju ugovora o radu, s podacima o radnom vremenu za svakog radnika
2. posebnu evidenciju o osobama koje rade na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, osobito o studentima koji rade preko ovlaštenog posrednika, učenicima i osobama na stručnom osposobljavanju bez zasnivanja radnog odnosa.

To nije pitanje dobre organizacije, nego zakonska obveza.

Što evidencija radnog vremena mora sadržavati

Za svakog radnika evidencija mora bilježiti:

• početak i završetak rada te ukupno dnevno radno vrijeme
• prekide i stanke u radu
• rad na terenu i vrijeme pripravnosti
• posebne podatke, kao što su prekovremeni i noćni rad
• odsutnosti: godišnji odmor, blagdane, bolovanje, plaćeni dopust te rodiljni i roditeljski dopust.

Nije dovoljno bilježiti samo dolaske i odlaske. Mora biti jasno koliko je sati koji radnik radio, kojeg dana, je li to bio prekovremeni rad i u koju vrstu rada spada.

Oblik evidencije: papirnato ili digitalno

Pravilnik dopušta i papirnatu i elektroničku evidenciju. Oba su oblika formalno valjana.

Papirnata evidencija ili evidencija u Excelu u praksi ipak stvara probleme: ispravnost se ne provjerava automatski, podatke po zaposleniku za dulje razdoblje teško je zbrojiti, a pri inspekcijskom nadzoru dokumente skupljate po registratorima.

Elektronički sustav vodi evidenciju automatski i odmah pokazuje stanje za svaki dan i svakog zaposlenika, bez ručnog zbrajanja.

Koliko dugo čuvati evidenciju

Pravilnik za većinu dokumenata o radnicima propisuje rok od najmanje šest godina, računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno u kojoj je prestao radni odnos.

Dokumenti vezani uz prava iz mirovinskog osiguranja čuvaju se 40 godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, a obračuni plaća, poreza i doprinosa u rokovima iz posebnih propisa.

Stare datoteke dakle ne smijete jednostavno obrisati. Tko vodi papirnatu evidenciju ili evidenciju u Excelu, mora imati uređenu arhivu za svaku od posljednjih šest godina, dostupnu na zahtjev.

Kolike su kazne

Nevođenje evidencije spada u najteže prekršaje poslodavca prema Zakonu o radu. Za pravnu osobu kazna iznosi od 8.090 do 13.270 eura, a kažnjava se i odgovorna osoba u tvrtki.

Uz to inspekcija može naložiti da se evidencija dopuni ili ispravi te provjeriti je li to učinjeno.

Gdje tvrtke griješe

Nekoliko pogrešaka koje se stalno ponavljaju:

Excel koji nije ažuran. Zaposlenik preda papirić, a netko ga jednom tjedno prepiše u Excel. Kad dođe nadzor, evidencija za prethodni tjedan nije potpuna.

Evidencija bez prekovremenog rada. Bilježi se samo redovito radno vrijeme, a prekovremeni sati ne. To je formalno prekršaj, čak i ako su sati plaćeni.

Neuređena papirnata arhiva. Dokumenti iz prethodnih godina nisu složeni ni lako dostupni. Inspektor traži evidenciju za određenog radnika za 2022., a vama treba sat vremena da pronađete registrator.

Zaboravljeni studenti i vanjski suradnici. Evidencija postoji za stalne radnike, ali studenti koji rade preko studentskog servisa i osobe na stručnom osposobljavanju uopće nisu evidentirane.

Kako pomaže digitalni sustav

UnitLook ima modul za evidenciju radnog vremena povezan s projektima i zahtjevima.

Zaposlenik svaki dan upisuje sate uz konkretan zadatak ili zahtjev. Voditelj u stvarnom vremenu vidi tjedni pregled po zaposleniku. Na kraju mjeseca automatski je spreman izvještaj po zaposleniku, raščlanjen po danima, koji se može koristiti za obračun.

Pri inspekcijskom nadzoru evidenciju za bilo koji datum i bilo kojeg zaposlenika dobijete u nekoliko klikova, bez registratora i ručnog skupljanja papira.

Budući da je evidencija vezana uz stvarni posao (zahtjev, projekt, klijenta), isti podaci uz zakonsku obvezu služe i za fakturiranje i analizu profitabilnosti.

Ukratko

Novi Pravilnik NN 55/2024 na snazi je od listopada 2024. i svaki poslodavac mora voditi evidenciju, bez iznimke. Otvoreno je samo pitanje kako.

Papirnata evidencija ili evidencija u Excelu ispunjava formalnu obvezu, ali nosi rizik nepotpunih podataka, neuređene arhive i sata ručnog posla svaki put kad treba pregled. Digitalna evidencija povezana s poslovnim procesima rješava i zakonsku obvezu i taj svakodnevni problem.

Ako vas zanima kako to izgleda u praksi, javite se za demo. Traje 45 minuta.