Evidencija radnog vremena i Zakon o radu: što svaki poslodavac mora imati

Inspekcija rada najavljuje nadzor. Ili ga ne najavljuje. U oba slučaja, jedan od prvih zahtjeva inspektora bit će uvid u evidenciju radnog vremena. Ako je nemate, ili je nepotpuna, slijede kazne.

To nije nova obveza, ali od 1. listopada 2024. vrijede stroža pravila. Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 55/2024) definira točno što mora biti u evidenciji, u kojem obliku i koliko dugo se čuva.

Što zakon zahtijeva

Svaki poslodavac, bez obzira na veličinu tvrtke i broj zaposlenih, mora voditi tri vrste evidencija:

1. Evidencija o radnicima koji rade na temelju ugovora o radu
2. Evidencija o osobama koje obavljaju poslove na temelju drugih ugovora (ugovor o djelu, studentski ugovor i sl.)
3. Evidencija o radnom vremenu za svakog radnika

Ovo nije stvar dobre organizacije. Ovo je zakonska obveza.

Što evidencija radnog vremena mora sadržavati

Za svakog radnika evidencija mora bilježiti:

• Redovito radno vrijeme po danima
• Prekovremeni rad (s datumom i brojem sati)
• Noćni rad
• Rad nedjeljom i na državne blagdane
• Godišnji odmor, bolovanje i rodiljni/roditeljski dopust
• Dnevni i tjedni odmor

Samo “evidencija dolazaka i odlazaka” nije dovoljno. Mora biti jasno koliko je sati koji radnik radio, na koji dan, je li to bio prekovremeni rad i u kojoj je kategoriji.

Oblik evidencije: papir ili digitalno

Pravilnik dopušta i papirnu i elektroničku evidenciju. Oba su formalno valjana.

No tu nastaje praktični problem s papirnom ili Excel evidencijom: nema automatske provjere ispravnosti, nije lako agregirati podatke po zaposleniku za dulje razdoblje, a kod inspekcijskog nadzora skupljate dokumente po fasciklima.

Elektronički sustav koji vodi evidenciju automatski pruža trenutni uvid za svaki dan i svakog zaposlenika, bez ručnog zbrajanja.

Koliko dugo čuvati evidenciju

Evidencija o radnicima i radnom vremenu mora se čuvati najmanje šest godina od završetka kalendarske godine na koju se odnosi.

Za mirovinarska prava, podaci o radnom stažu moraju biti dostupni 40 godina od prestanka radnog odnosa, a podaci o plaćama trajno.

Ovo znači da “obrisati stare datoteke” nije opcija. Tko vodi papirnu ili Excel evidenciju, mora imati organiziran arhiv za svake od posljednjih šest godina, dostupan na zahtjev.

Kakve su kazne

Za pravne osobe kazne za nepoštivanje obveze vođenja evidencije iznose od 8.090 do 13.270 eura po prekršaju.

Uz to, inspekcija može narediti dopunu ili ispravak evidencije i zakazati ponovni nadzor. Ponavljanje prekršaja povlači veće kazne.

Gdje tvrtke griješe

Nekoliko obrazaca koji se ponavljaju:

Excel koji nije ažuriran. Zaposlenik predaje papirić, netko to unosi u Excel jednom tjedno. Na nadzoru, evidencija za prethodni tjedan je nepotpuna.

Evidencija bez prekovremenog rada. Biljegi se samo osnovno radno vrijeme, a prekovremeni sati nisu evidentirani. Formalno prekršaj, čak i ako su sati plaćeni.

Papirnata arhiva bez reda. Dokumenti iz prethodnih godina nisu organizirani ni dostupni. Inspektor traži evidenciju za određeni radnik za 2022. godinu, a vi trebate sat vremena da pronađete fascikl.

Zaboravljeni ugovori o djelu. Evidencija postoji za stalne radnike, ali osobe na studentskim ugovorima ili ugovorima o djelu nisu uopće evidentirane.

Kako digitalni sustav rješava problem

UnitLook uključuje modul za evidenciju radnog vremena koji je integriran s projektima i ticketima.

Zaposlenik svaki dan bilježi sate uz konkretni zadatak ili ticket. Voditelj vidi tjedni pregled po zaposleniku u realnom vremenu. Na kraju mjeseca postoji automatski izvještaj po zaposleniku, raščlanjen po danima, spreman za obračun.

Za inspekcijski nadzor: pregled evidencije za bilo koji datum, bilo kojeg zaposlenika, u par klikova. Nema fascikala, nema ručnog skupljanja.

Uz to, jer je evidencija vezana uz stvarni posao (ticket, projekt, klijent), podaci su upotrebljivi ne samo za zakonski compliance, nego i za fakturiranje i analizu profitabilnosti.

Kratki zaključak

Zakon je jasan, a novi Pravilnik NN 55/2024 na snazi je od listopada 2024. Svaki poslodavac mora voditi evidenciju, bez iznimaka. Pitanje je samo na koji način.

Papirnata ili Excel evidencija zadovoljava formalnu obvezu, ali nosi operativni rizik: nepotpuni podaci, nered u arhivi i sat ručnog posla svaki put kada je potreban pregled.

Digitalna evidencija integrirana s poslovnim procesima rješava i zakonsku obvezu i operativni problem odjednom.

Ako vas zanima kako to izgleda u praksi, demo traje 45 minuta.