Kako prijeći s Excela na evidenciju rada bez kaosa

Excel nije loš alat. Za brze tablice, jednokratne analize i mali tim koji tek počinje voditi evidenciju rada često je sasvim dovoljan.

Problem nastaje kad Excel od tablice postane sustav. Kad u njemu radite svaki dan, kad ga koristi više ljudi i kad se iz njega rade izvještaji za klijente i obračun plaća, brzo se vidi sve što tablica ne može.

Zašto Excel s vremenom postaje problem, opisali smo u prethodnom članku. Ovdje se bavimo sljedećim korakom: kako prijeći na sustav bez kaosa i bez prekida u radu.

7 znakova da ste prerasli Excel

Najlakše ćete procijeniti trebate li ostati u Excelu ako pogledate koliko vremena trošite na samu evidenciju, a koliko na posao koji njome pratite.

1. Postoji više verzija iste tablice

Jedan zaposlenik ima „final”, drugi „final_final”, a treći je na SharePointu otvorio nešto treće. Kad svi rade u istoj tablici, a nitko nije siguran koja je zadnja verzija, podaci prestaju biti pouzdani.

2. Sati se upisuju naknadno

Ako ljudi sate upisuju u petak popodne iz sjećanja, zapravo rekonstruiraju prošli tjedan. Što je više klijenata i projekata, veća je mogućnost pogreške.

3. Evidencija nije vezana uz konkretan posao

U stupcu piše „8 sati”, ali ne piše na što se odnosi. Je li to zahtjev, projekt, servis ili interni posao? Bez toga brojka postoji, ali ne govori ništa korisno.

4. Odobravanje ide e-poštom ili porukama

Ako voditelj mora otvoriti Excel, provjeriti podatke i zatim sve potvrditi e-poštom ili na WhatsAppu, postupak je rascjepkan na tri alata. Tada više ne pratite rad, nego dopisivanje o radu.

5. Izvještaji traju predugo

Ako netko svaki mjesec potroši sat ili dva samo da zbroji sate po projektu, klijentu ili zaposleniku, Excel više nije brz. To je ručni posao s dodatnim koracima.

6. Unos na mobitelu je nezgodan

Mali zaslon i složena tablica ne idu zajedno. Ako dio tima radi na terenu ili od kuće, unos se odgađa i podaci postaju lošiji.

7. Brojke prodaje i operative se ne slažu

Jedan tim kaže da je projekt profitabilan, drugi da nije. To obično znači da podaci nisu prikupljeni na istom mjestu i da se svatko oslanja na svoju verziju.

Što dobar sustav mora imati

Kad odlazite iz Excela, ne tražite još jednu tablicu u oblaku. Treba vam sustav koji rješava konkretne probleme:

• unos sati u trenutku rada
• vezu sa zahtjevom, projektom ili zadatkom
• odobravanje prije obračuna
• izvještaje bez ručnog zbrajanja
• revizijski trag svake promjene
• unos s mobitela za teren i ljude koji rade od kuće

Nekim timovima treba i veza s planiranjem kapaciteta. Ako već planirate tko radi kada, korisno je da stvarno utrošene sate možete usporediti s planom bez prepisivanja.

Kako prijeći bez kaosa

Najveća je pogreška pokušati preslikati Excel jedan na jedan u novi alat. To gotovo nikad ne uspije. Bolje je prijeći u nekoliko koraka.

1. Odredite datum početka

Ne morate odjednom prenijeti cijelu povijest. Dovoljno je odabrati datum od kojeg novi sustav postaje službeni.

2. Excel ostavite kao arhivu

Stari podaci ne moraju nestati. Mogu ostati u Excelu kao arhiva, a od odabranog datuma radi se u novom sustavu.

3. Prenesite samo važne stupce

Ne pokušavajte prenijeti sve što ste ikad upisali. U pravilu su dovoljni:

• datum
• zaposlenik
• klijent ili projekt
• trajanje
• opis rada

Ako imate još desetak pomoćnih stupaca koje nitko ne koristi, ne trebaju vam ni u novom sustavu.

4. Počnite s jednim timom

Umjesto da cijela tvrtka prijeđe istog dana, počnite s jednim timom ili jednom vrstom posla. Brzo ćete vidjeti gdje postupak zapinje.

5. Dogovorite pravila unosa

Sustav neće pomoći ako pravila nisu jasna. Odredite:

• kada se sati upisuju
• tko ih odobrava
• što mora pisati u opisu
• kako se ispravljaju pogreške

6. Obuka neka bude kratka i konkretna

Ljudima ne treba priručnik od 40 stranica. Trebaju znati tri stvari:

• gdje upisuju sate
• kada ih upisuju
• kako znaju da je unos prihvaćen

Najčešće pogreške pri prelasku

Novi sustav rijetko ne uspije zbog tehnologije. Češće je razlog loša priprema:

• novi alat pokušava se urediti da izgleda kao stari Excel
• na početku je previše stupaca i mogućnosti
• nitko nije zadužen za postupak
• unos se i dalje odgađa do kraja tjedna
• stari i novi sustav predugo se vode usporedno

Ako ljudi moraju razmišljati gdje što upisuju, neće ga dosljedno koristiti.

Što napraviti s povijesnim podacima

To se pitanje uvijek pojavi, a odgovor je jednostavniji nego što izgleda. Povijesni podaci su važni, ali ne moraju biti savršeno preneseni da biste krenuli dalje. U praksi postoje tri mogućnosti:

1. ostaviti stare datoteke kao arhivu
2. uvesti samo tekuću godinu
3. uvesti zbirne podatke po mjesecima ili projektima

Većini tvrtki dovoljna je prva mogućnost. Ako kasnije zatrebate detaljniji uvoz, možete ga napraviti ciljano.

Kada je Excel još uvijek dovoljan

Excel sam po sebi nije problem. Može sasvim dobro poslužiti ako:

• imate mali tim
• nema odobravanja
• nemate mnogo klijenata i projekata
• izvještaje ne radite svaki tjedan
• nikome ne treba unos s mobitela

Excel je u redu dok je evidencija rada samo pomoćna tablica. Kad postane sustav na kojem počiva posao, počinje ga kočiti.

Kako to izgleda u UnitLooku

U UnitLooku se sati ne vode odvojeno od posla. Upisuju se uz zahtjev, uz projekt ili iz plana, pa je svaki unos odmah povezan s poslom na koji se odnosi.

Na kraju mjeseca zato ne morate skupljati podatke s više mjesta jer izvještaj po klijentu, projektu ili zaposleniku dobijete jednim klikom.

Možete krenuti i postupno: najprije evidencija rada, zatim povezivanje s projektima, a potom planiranje kapaciteta. Važno je da tim odmah vidi korist, a ne samo novu obvezu.

Ukratko

Za prijelaz s Excela na evidenciju rada ne treba vam velik projekt, nego dobar redoslijed: odlučite što novi sustav mora rješavati, prijeđite najprije s jednim timom, stare podatke ostavite kao arhivu i odaberite sustav koji prati vaš način rada.

Ako vas zanima kako bi to izgledalo kod vas, pogledajte evidenciju radnog vremena i cijene ili nam se javite za demo.