Excel je odličan alat, ali mnoge ga tvrtke koriste kao glavni sustav za evidenciju rada i godinama trpe njegova ograničenja. Gdje Excel zapinje i što umjesto njega.
Nitko ne kaže da je Excel loš. Za analizu podataka, financijsko modeliranje i jednokratne izvještaje i dalje je nezamjenjiv. No kad ga koristite kao glavni sustav za evidenciju rada cijelog tima, nailazite na probleme koji ne nestaju, nego se s rastom tvrtke samo pogoršavaju.
5 razloga zašto Excel nije dovoljan
1. Podaci nisu ažurni
Excel datoteka na SharePointu ili Google Driveu mijenja se samo kad netko ručno upiše podatke, i to ako se sjeti. Ne možete u svakom trenutku vidjeti tko je ovaj tjedan upisao sate ni koliko je sati dosad upisano. Kad vam podaci zatrebaju, stari su najmanje jedan dan.
2. Jedna pogrešna formula kvari sve
Dovoljno je da se formula kopira na krivo mjesto ili da zaposlenik upiše podatke u pogrešno polje, pa izvještaj za plaće više nije točan. Tražiti pogrešku u tablici od 500 redaka s 15 radnih listova mukotrpan je posao koji nitko ne voli.
3. Nema prave mobilne verzije
Vaši zaposlenici rade na terenu i kod klijenata, s prijenosnim računalom ili mobitelom. Excel se može otvoriti i na mobitelu, ali upisivanje podataka u složenu tablicu na malom zaslonu ne potiče točne unose. Zato se unosi odgađaju ili zaboravljaju.
4. Nije povezan s projektima i zahtjevima
Kad se evidencija rada vodi u Excelu, a projekti i zahtjevi u drugom sustavu, usporedba planiranog i ostvarenog postaje ručni posao. Podatak o tome tko je radio na kojem projektu i koliko sati trebao bi biti dostupan jednim klikom, a ne nakon sata spajanja tablica.
5. Nema revizijskog traga
U Excelu je bez posebnog vođenja verzija gotovo nemoguće pratiti tko je što promijenio i kada. U sporu oko obračuna s klijentom ili prekovremenog rada nema jasnog zapisa.
Što dobivate s namjenskim sustavom
Sustav za evidenciju rada kao što je UnitLook nudi:
- unos s mobitela jednim dodirom
- automatsku vezu sa zahtjevima i projektima
- odobravanje: zaposlenik predaje sate, a voditelj ih odobrava
- izvještaje za nekoliko sekundi umjesto za nekoliko sati
- revizijski trag svake promjene
Prijelaz nije bolan
Najveća briga pri prelasku obično je što će biti sa starim podacima. Izvoz iz Excela najčešće je dovoljan za uvoz u novi sustav, a uvoz podataka za jednu godinu rijetko traje dulje od jednog radnog dana.
Ako razmišljate o promjeni, rado ćemo razgovarati o vašoj situaciji.
Autor
Luka
Tim UnitLook — razvijamo alat koji timovima olakšava svakodnevni rad.
Zainteresirani za UnitLook?
Zatraži besplatni demo i saznaj kako UnitLook može pomoći tvom timu — bez obaveza, bez žurbe.