Alternativa Jiri za IT agencije: kad je Jira previše, a Excel premalo

Jira ili Excel? To se pitanje prije ili kasnije postavi svatko tko vodi IT agenciju ili digitalni studio, obično kad tim počne rasti. Za većinu agencija nije dobro ni jedno ni drugo, a u nastavku objašnjavamo zašto.

Problem s Jirom za agencije

Jira je izvrsna za inženjere koji u sprintovima rade na jednom proizvodu. Građena je oko pojmova razvoja softvera: backlog, planiranje sprinta, story pointi, brzina tima. Sve to ima smisla u timu od pet programera koji razvijaju jedan SaaS proizvod.

IT agencija, međutim, ne radi na jednom proizvodu. Istodobno radi za deset klijenata, a tim se svaki dan prebacuje između zahtjeva, projekata i administrativnih zadataka. Tu Jira počinje stvarati probleme umjesto da ih rješava.

1. Složenost koja nikome ne treba

Za postavljanje Jire potreban je administrator koji razumije njezine pojmove: projekte, ploče, tijekove rada, sheme i dozvole. Za tim od 8 do 20 ljudi to je previše. Tjedni sastanak lako se pretvori u razgovor o Jiri umjesto o poslu.

2. Klijenti nisu u sustavu

Jira je alat za interni tim. Klijent koji pita gdje mu stoji zahtjev neće imati pristup vašem projektu u Jiri, ili će imati pristup svemu, što nije ništa bolje. Nema jednostavnog klijentskog portala na kojem klijent vidi samo ono što je njegovo.

3. Evidencija sati dolazi naknadno

Za praćenje vremena Jira ima dodatak Tempo, ali to je posebna pretplata i još jedan alat koji treba naučiti. Ni Tempo ne zbraja sate po klijentu tako da se podaci mogu izravno upotrijebiti za fakturiranje.

4. Cijena je u dolarima

Atlassian naplaćuje u dolarima, a cijene su posljednjih nekoliko godina rasle. Za tim koji raste to nije zanemariva stavka.

Problem s Excelom

S druge strane su tvrtke koje su se projektima i koordinacijom pokušale baviti u Excelu. Znate kako to izgleda: datoteka s puno listova, obojene ćelije umjesto statusa, slanje e-poštom i verzije „final”, „final2” i „final_stvarno”.

Excel ne šalje obavijesti, ne zna je li nešto dodijeljeno, ne bilježi tko je što promijenio i ne prati rokove ako ih netko ručno ne ažurira. Kad tim naraste, Excel ga počne kočiti.

Što IT agenciji stvarno treba

Uzmimo jedan običan tjedan u IT agenciji:

• klijent A prijavi pogrešku, a zahtjev netko treba preuzeti i riješiti
• klijent B odobri novu funkcionalnost koju treba isplanirati u projektu
• klijent C pita dokle se stiglo sa zadatkom od prošlog tjedna i treba mu odgovoriti
• voditelj želi znati koliko je sati ovaj tjedan potrošeno na svakog klijenta

To je jedan tijek posla, a za njega su potrebni:

• helpdesk za zahtjeve i komunikaciju s klijentima
• projekti za planiranje i praćenje rokova
• evidencija sati za fakturiranje i analizu profitabilnosti
• klijentski portal, da klijent ne mora zvati i pitati

Ni Jira ni Excel ne pokrivaju sva četiri područja.

Gdje je srednje rješenje

UnitLook je domaći softver razvijen u Zagrebu koji ta četiri područja spaja u jednu web-aplikaciju. Moduli nisu naknadno spojeni, nego su od početka građeni da rade zajedno.

Projekt koji počinje kao zahtjev

Klijent pošalje zahtjev, zahtjev se otvori i dodijeli, a zaposlenici na njemu bilježe sate. Kad posao naraste, otvori se projekt vezan uz tog klijenta, pa se zadaci iz projekta i zahtjevi vide zajedno. Na kraju mjeseca izradi se izvještaj po klijentu.

Za isti tijek rada inače trebate Jiru, Tempo, poseban klijentski portal i ručno spajanje podataka za fakturiranje. U UnitLooku je sve u jednom sustavu.

Klijentski portal

Klijent vidi samo svoje zahtjeve i projekte. Može pisati poruke i pratiti status, ali ne vidi cijene, interne bilješke ni podatke o drugim klijentima. Svaka promjena statusa automatski šalje obavijest e-poštom.

Planiranje kapaciteta za agencije

Tjedni i mjesečni raspored pokazuje tko je slobodan, tko je preopterećen i što je planirano za sljedeći tjedan. Voditelj unaprijed raspoređuje tim, a sustav upozori kad netko prijeđe kapacitet.

Gantogram bez podešavanja

Otvorite projekt i dodajte zadatke, rokove i izvršitelje, bez podešavanja shema tijeka rada i dozvola. Gantogram nastaje automatski i odmah se ažurira kad se nešto promijeni.

Usporedba za IT agencije

Potreba	Excel	Jira	UnitLook
Upravljanje zahtjevima	❌	⚠️ (interno)	✅
Klijentski portal	❌	❌	✅
Gantogram	⚠️ (ručno)	⚠️ (složeno)	✅
Evidencija sati po zahtjevu	❌	⚠️ (Tempo, dodatno)	✅
Izvještaj za fakturiranje	⚠️ (ručno)	❌	✅
Planiranje kapaciteta	❌	❌	✅
Podrška na hrvatskom	n/p	❌	✅
Domaći softver	n/p	❌	✅ (Zagreb)

Kada ipak odabrati Jiru

Ako vodite razvojni tim koji u sprintovima radi na jednom ili dva proizvoda, Jira je za tu namjenu i dalje vrlo dobar izbor. Njezina je snaga upravo u dubini funkcionalnosti za agilni razvoj.

Ako vodite agenciju koja istodobno radi za više klijenata, sa zahtjevima, projektima i naplativim satima, Jira rješava neki drugi problem, a ne vaš.

Ako ste u tome prepoznali svoju situaciju, javite nam se za demo UnitLooka. Traje 45 minuta i ne traži pripremu s vaše strane.