Clockify alternativa: evidencija sati po projektu i zahtjevu te zašto je ta veza važna

Clockify je jedno od najpopularnijih besplatnih rješenja za praćenje radnog vremena, i to s razlogom. Brzo se postavi, lako se koristi, a za osnovne potrebe ništa ne košta. Mnoge tvrtke počnu s njim jer je to najlakši način da uvedu evidenciju sati.

Postoji, međutim, pitanje na koje Clockify ne može odgovoriti, ni u plaćenoj verziji.

Pitanje na koje Clockify ne može odgovoriti

„Je li nam se rad za klijenta X ovaj kvartal isplatio?”

Da biste odgovorili, trebate znati:

1. koliko ste sati utrošili na svakog klijenta i svaki projekt,
2. na koji su konkretan zahtjev ili zadatak ti sati otišli,
3. je li taj zahtjev bio planiran ili hitan (reaktivan posao koji se ne naplaćuje),
4. koji je zaposlenik radio i po kojoj satnici.

Clockify vam daje prvi podatak, a djelomično i četvrti. Drugi i treći ne daje jer Clockify ne zna što je zahtjev klijenta. Zna samo da je zaposlenik kliknuo „start” i „stop” uz opis koji je sam napisao.

Gdje nastaje problem u praksi

Zamislite običan radni dan.

Zaposlenik od klijenta dobije e-poruku o hitnom problemu. Otvori Clockify i pokrene mjerenje. Riješi problem i zaustavi štopericu. Sat kasnije stiže druga poruka, a klijent pita nešto što nema veze s prvim problemom. Opet Clockify, opet štoperica.

Na kraju dana u Clockifyju su dva zapisa s opisima „mail od klijenta A” i „problem na projektu B”. Na kraju tjedna takvih je zapisa trideset, nesređenih i nepovezanih s konkretnim zahtjevima.

Na kraju mjeseca voditelj pokušava složiti izvještaj za klijenta i mora odgonetnuti koji sati idu na koji zadatak, koji su poslovi bili hitni, a koji planirani te što se smije naplatiti.

Svaki mjesec to je sat ili dva ručnog posla, a rezultat je uvijek pomalo netočan.

Clockify, Jira i Freshdesk: tri alata, tri pretplate, bez prave povezanosti

Mnoge tvrtke problem pokušavaju zakrpati kombinacijom alata:

• Freshdesk ili Zendesk za zahtjeve,
• Jira ili Asana za projekte,
• Clockify ili Toggl za sate.

Zvuči logično, ali u praksi to znači sljedeće:

• zaposlenik mora ručno prenijeti sate iz Clockifyja u izvještaj vezan uz zahtjev u Freshdesku,
• ili to ne radi, pa podaci nikad nisu potpuno usklađeni,
• voditelj na kraju mjeseca skuplja podatke iz triju sustava i spaja ih u Excelu.

Svaki je od tih alata dobar u onome što radi. Problem je u tome što, odvojen od ostalih, ne daje cjelovitu sliku.

Što znači evidencija sati po zahtjevu

U UnitLooku sate ne upisujete u zaseban alat koji ne zna zašto ste radili. Upisujete ih izravno na zahtjev ili projekt, uz kontekst koji već postoji u sustavu.

To izgleda ovako:

Klijent otvori zahtjev (ili ga vi otvorite iz njegove e-poruke). Zahtjev se dodijeli odgovornoj osobi. Ona radi na rješenju i na istom zahtjevu upiše „2 sata, istraživanje problema”. Sutradan upiše „1,5 sati, implementacija, testiranje”. Zahtjev se zatvori.

U tom trenutku sustav već zna: klijent X, projekt Y, zaposlenik Z, ukupno 3,5 sata, uz datum i opis svake stavke.

Na kraju mjeseca jednim klikom dobijete izvještaj po klijentu s ukupnim satima, raščlanjenima po zahtjevima i zaposlenicima. Spreman je za fakturiranje ili slanje klijentu.

Nema ručnog skupljanja podataka, nema dvojbe je li nešto uračunato i nema Excela kao međukoraka.

Clockify ili UnitLook: kad koji

Clockify ima smisla ako:

• ste slobodnjak koji naplaćuje po satu i nema složenih zahtjeva,
• vam treba samo osnovna evidencija sati za osobnu produktivnost,
• nemate klijenata čiji se zahtjevi prate u drugom sustavu.

UnitLook ima smisla ako:

• radite za više klijenata, s više zahtjeva i projekata,
• trebate znati koji je sat otišao na koji zahtjev,
• klijentima ispostavljate račune na temelju evidentiranih sati,
• vodite tim od 5 do 50 ljudi u kojem vam je važan pregled.

	Clockify	UnitLook
Osnovna evidencija sati	✅	✅
Sati vezani uz zahtjev	❌	✅
Sati vezani uz projekt	⚠️ (ručno povezivanje)	✅
Helpdesk za zahtjeve	❌	✅
Portal za klijente	❌	✅
Pivot analiza po klijentu	⚠️ (samo sati)	✅ (sati, zahtjevi i projekti)
Izvještaj za fakturiranje	⚠️ (ručno oblikovanje)	✅ (jedan klik)
Podrška na hrvatskom	❌	✅
Razvijeno u Hrvatskoj	❌	✅ (Zagreb)

Što zapravo trebate znati

Pravo pitanje nije koji alat za praćenje sati odabrati, nego što trebate znati o svom timu i klijentima da biste donosili dobre poslovne odluke.

Ako vam je dovoljno znati koliko ste sati radili, Clockify je dovoljan.

Ako želite znati koji vam se klijenti isplate, koji zahtjevi troše najviše resursa i tko je u timu preopterećen, treba vam sustav koji zna puno više od štoperice.

Ako se prepoznajete u drugom slučaju, demo UnitLooka traje 45 minuta. Na njemu konkretno pokazujemo kako izgleda evidencija sati koju zaista možete koristiti za fakturiranje.