Novi modul: Planiranje kapaciteta tima tjedan unaprijed

Svaki voditelj tima bar jednom tjedno dobije isto pitanje — od klijenta, od menadžmenta ili sam sebe: “Tko je slobodan sljedeći tjedan? Možemo li prihvatiti novi projekt?” A odgovor, ako nema sustava, zahtijeva telefoniranje, pregledavanje mailova ili nagađanje.

Upravo taj problem riješava novi modul Planiranje.

Što je modul Planiranje

Planiranje je tjedni i mjesečni scheduler koji vam daje predgled budućeg rada tima na jednom ekranu. Za razliku od evidencije rada — koja bilježi što je već napravljeno — Planiranje vam govori što treba napraviti i tko je za to predviđen.

Dva su sudionika:

• Voditelj raspoređuje zadatke po zaposlenicima za predstojeće periode
• Zaposlenik vidi vlastiti tjedan i može dodavati vlastite planove (poput internih zadataka ili planiranog odsustva)

Kako radi u praksi

Otvorite modul Planiranje i odaberite tjedan koji želite planirati. Na lijevoj strani nalazi se lista zaposlenika; u sredini raspored za odabrani period.

Za dodavanje stavke kliknete na željeni dan, odaberete zaposlenika (ili se on već nalazi u redu), upiše se projekt ili opis zadatka i broj sati. Gotovo. Stavka se pojavljuje u rasporedu kao blok za taj dan.

Zaposlenik isti tren vidi promjenu na svojem prikazu — ne treba mu nitko slati obavijest.

Upozorenje za prekoračenje kapaciteta

Najčešća greška pri planiranju je preopterećenost: voditelj rasporedi 10 sati rada nekome tko već ima 8 sati planiranih. Sustav to automatski detektira.

Kad zbrojeni planirani sati pojedinog zaposlenika za određeni dan prijeđu postavljeni dnevni kapacitet (defaultno 8 sati, prilagodljivo po zaposleniku), sustav prikazuje crveni indikator. Voditelj to vidi odmah — prije nego što problem nastane.

Planiranje i Evidencija rada — zatvorena petlja

Modul Planiranje i modul Evidencija rada zajedno čine cjelovit ciklus upravljanja radom:

1. Planiranje — voditelj raspoređuje rad za sljedeći tjedan
2. Rad — zaposlenici rade i bilježe sate u Evidenciji
3. Usporedba — jednim klikom vidite odstupanje planirano vs. ostvareno

Ova usporedba posebno je korisna za projekt menadžere koji moraju izvještavati o napretku, ali i za timove koji rade po fiksnim ponudama — odmah vidite ako projekt troši više sati nego je predviđeno.

Veza s Projektima i Ticketima

Stavke u Planiranju možete vezati uz postojeći projekt ili ticket. Kad zaposlenik evidentira sate na tom projektu ili ticketu, sustav ih automatski uparuje s planiranom stavkom — bez ručnog uparivanja.

Tko ima koristi od ovog modula

Planiranje je posebno korisno za:

• Projektne timove koji rade na više projekata paralelno i moraju balansirati kapacitete
• Servisne tvrtke koje naplaćuju po satu i trebaju unaprijed znati je li tim raspoloživ za novu angažiju
• Voditelje koji žele jednim pogledom vidjeti angažiranost tima bez žongliranja mailovima i spreadsheetovima

Dostupnost

Modul Planiranje dostupan je svim UnitLook korisnicima od danas. Možete ga pronaći u bočnom izborniku, između Projekata i Evidencije rada.

Za onboarding preporučujemo da voditelj postavi tjedni plan za prvog tjedna korištenja — dovoljno je 15 minuta da tim dobije prvu predodžbu o tome kako modul funkcionira.