Kako bilježiti sate uz ticket, projekt ili iz schedulera, kako funkcionira aprovacija i kako za par klikova dobiti izvještaj spreman za fakturiranje.
Pitanje je naizgled jednostavno: koliko sati je moj tim utrošio na klijenta X ovaj mjesec? Ali ako evidencija rada živi u Excelu koji svaki zaposlenik popunjava kad stigne — a stigne obično u petak popodne, iz sjećanja — odgovor koji dobijete je otprilike točan. U poslu s naplatom po satu, “otprilike” nije dovoljno.
UnitLook evidenciju rada rješava drukčije: unos se odvija u trenutku rada, vezan uz konkretan kontekst, a izvještaj je uvijek spreman.
Tri načina za unos sati
Osnovna ideja je da evidenciju radnog vremena unosite tamo gdje već radite — ne u posebnom modulu koji morate zasebno otvarati.
1. Uz ticket — najčešći način
Otvorite ticket na kojem radite. U donjem dijelu ticketa nalazi se sekcija Evidencija rada s gumbom “Dodaj unos”. Kliknete, upišete broj sati i kratki opis aktivnosti, potvrdite. Unos je zabilježen i vezan uz taj ticket, projekt i klijenta — bez potrebe za ručnim uparivanjem.
Ovo je najbrži način: rješavate ticket, odmah bilježite sate, zatvarate. Cijeli ciklus.
2. Uz projekt ili zadatak
Ako radite na zadatku koji nije ticket (npr. interni razvoj, administrativni posao), unos ide uz projekt ili zadatak u modulu Projekti. Isti princip — datum, sati, opis — samo u drugom kontekstu.
3. Iz modula Planiranje
Ako ste unaprijed planirali tjedan u modulu Planiranje, sustav vam nudi opciju “Evidentiraj” direktno uz planirani blok. Unosite ostvareno umjesto planiranog i odmah imate usporedbu.
Izvještaji
Kad je evidencija uredno popunjena, izvještaje generira sustav — ne vi ručno.
Filtrirate po periodu (tjedan, mjesec, prilagođeno), klijentu, projektu ili zaposleniku i za nekoliko sekundi dobivate tablicu s:
- Ukupno sati po projektu/klijentu
- Raščlambom po zaposleniku
- Opisima aktivnosti (za detaljni uvid što je napravljeno)
Export u CSV dolazi jednim klikom. Taj CSV direktno otvarate u Excelu ili šaljete u računovodstvo za fakturiranje — bez ikakve obrade.
Usporedba planirano vs. ostvareno
Ako koristite modul Planiranje zajedno s Evidencijom rada, dobivate jednu od najkorisnijih analiza: jesmo li isporučili koliko smo planirali?
Za projekte s fiksnom ponudom ovo je rani signal ako projekt troši više sati nego je predviđeno. Za time & material projekte imate gotovu osnovu za obračun.
Praktični savjet: Preporučujemo zaposlenicima da evidenciju unose svaki dan na kraju radnog dana — ne tjedno iz sjećanja. Unos od 2–3 minute svaki dan točniji je od sat vremena rekonstrukcije u petak.
Zaključak
Dobra evidencija rada nije birokratska obaveza — to su podaci koji vam govore istinu o tome kako tim troši svoje kapacitete. UnitLook tu evidenciju čini što neinvazivnijom za zaposlenika, a voditeljima i računovodstvu daje točne podatke bez ručnog prikupljanja.
Od prvog unosa do gotovog izvještaja — najdulje pet minuta.
Autor
Luka
Tim UnitLook — razvijamo alat koji timovima olakšava svakodnevni rad.
Zainteresirani za UnitLook?
Zatraži besplatni demo i saznaj kako UnitLook može pomoći tvom timu — bez obaveza, bez žurbe.